Cómo Escribir Una Carta Para Cualquier Ocasión

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Última modificación: 2023-12-16 20:38

Atrás quedaron los días en que la escritura de cartas era el medio de comunicación preferido entre socios comerciales, familiares, amigos y amantes desamparados. El correo postal puede ser en gran parte cosa del pasado, pero mire a su alrededor su estilo de vida moderno y verá que el arte de la palabra escrita está lejos de estar muerto. Lo más probable es que pase gran parte de su vida personal y profesional comunicando vitexto o correo electrónico, y todavía hay escenarios que requieren la carta formateada a la antigua (incluso si es más probable que la envíe a través de la red mundial que usted). para darle una palmada). La comunicación es fundamental para cada interacción y saber cómo dar el tono correcto en la correspondencia escrita es una habilidad vital, ya sea que esté escribiendo una carta de amor o una carta de renuncia. Para ayudarlo a mantenerse en el camino correcto, hemos elaborado esta guía sobre cómo escribir una carta para cualquier situación.

Defina su propósito y audiencia

Antes de que pueda poner el lápiz sobre el papel, o mejor dicho, las yemas de los dedos sobre el teclado, tómese un tiempo para pensar exactamente qué es lo que desea lograr con su carta. No hablarías con tu jefe de la misma manera que hablarías con tu pareja, por lo que tampoco deberías escribirles de la misma manera. Reúna sus pensamientos antes de comenzar a escribir haciéndose algunas preguntas simples:

¿A quién le escribo?

¿Conoce a la persona a la que le está escribiendo o será esta su primera comunicación con ella? La forma en que nos comunicamos entre nosotros cambia naturalmente cuanto más nos familiarizamos, así que asegúrese de evaluar su relación con la persona a la que le está escribiendo antes de comenzar. Esto te ayudará a evitar parecer demasiado casual o conciso para la situación.

¿Qué estoy tratando de lograr?

¿Está haciendo un seguimiento de la entrevista de trabajo o escribiendo una carta de vacaciones a su familia? Así como su relación con el destinatario de su carta es importante, también lo es el contexto en el que la está escribiendo. Siempre debe asegurarse de mantener la comunicación profesional exactamente eso, profesional, incluso si tiene amistad con el compañero de trabajo o socio comercial al que le está escribiendo. Piense en la comunicación profesional como parte de su perfil profesional general. No querrás recibir correos electrónicos perezosos, toscos o demasiado casuales para tu amigo del departamento de contabilidad en tu perfil de LinkedIn, por lo que tampoco deberías quererlo en tu bandeja de salida. Lo contrario también es cierto; Si está escribiendo una carta de agradecimiento a su dulce y pequeña gam-gam, lo último que quiere hacer es sonar como si estuviera llevando a cabo una reunión de negocios. Tenga en cuenta su objetivo al redactar su carta y ponerse en el lugar del destinatario.

¿Tengo toda la información que necesito para comunicarme?

Esto es particularmente importante en las comunicaciones comerciales. La mayoría de nosotros hemos recibido una larga serie de seguimientos por correo electrónico porque el remitente no tenía todos los datos en orden antes de presionar enviar. No sea el tipo que envía cinco correos electrónicos cuando uno lo haría. Este tipo de etiqueta de correo electrónico desorganizada y de flujo de conciencia parece irritante en el mejor de los casos y francamente confusa y poco profesional en el peor. Si tiene mucha información importante que transmitir por escrito, anote una lista rápida con viñetas de todo lo que necesita transmitir para asegurarse de haber cubierto todo antes de enviarlo.

Encontrar tiempo para formatear

El formateo es fundamental en las comunicaciones formales, tanto para presentarse profesionalmente como para transmitir información de manera lógica. Tendemos a trabajar a un ritmo más rápido cuando nos comunicamos con empresas, organizaciones o compañeros de trabajo porque esas comunicaciones ocurren durante un horario limitado. Por lo tanto, es importante que transmita su mensaje de manera rápida y clara, lo que es mucho más fácil de hacer con el formato.

Cómo escribir una carta profesional

Carta de presentación; Carta de renuncia; Carta de referencia; Carta de recomendación, interés o intención, etc

Probablemente esté familiarizado con el diseño de carta formal estándar, incluso si no lo ha escrito usted mismo. La mayoría de las empresas y organizaciones siguen este formato porque es fácilmente reconocible y escaneable. Las plantillas de cartas formales están ampliamente disponibles y se incluyen en la mayoría de los programas de procesamiento de texto. También puede optar por crear la suya propia desde cero o personalizar una plantilla de carta para un uso repetido. A continuación, se incluyen algunos aspectos clave a tener en cuenta cuando se trata de escribir y dar formato a una carta formal:

1. Utilice títulos. Si está enviando un correo electrónico interno a un compañero de trabajo o miembro del equipo, lo más probable es que sea adecuado dirigirse a ellos por su nombre, pero cuando se está comunicando con un contacto comercial, de organización o profesional fuera de la empresa o superior en ella, nunca debe dirigirse a ellos solo por su nombre de pila.

2. Manténgase alejado de los saludos informales. Comience su carta con "Estimado …" (no use "Hola", "Hola" o cualquier saludo similar) y diríjase al destinatario por su título y su nombre completo o su apellido (por ejemplo: "Estimado Sr. John Smith”o“Estimado Dr. Johnson”). Si aún no tiene contacto en la organización a la que está escribiendo, visite el sitio web para ver si puede encontrar el nombre y el cargo de la persona relevante. Si no puede encontrar el nombre de una persona, diríjase al departamento o grupo correspondiente (es decir, "Estimado personal de The Manual" o "Estimado equipo editorial"). Si no puede determinar en absoluto la persona o el departamento adecuado al que dirigirse, puede usar "A quien corresponda", pero tenga en cuenta que esto probablemente significa que su carta tendrá que ser canalizada a las personas adecuadas una vez que llegue, lo que podría resultar en una respuesta retrasada.

3. Incluya la fecha. Si su carta estará contenida en el cuerpo de un correo electrónico, su cliente de correo electrónico la sellará con la fecha y la hora, pero si envía su carta como un archivo adjunto o por correo, incluir la fecha en la parte superior les ayudará a ambos. y el destinatario realiza un seguimiento del momento adecuado para realizar el seguimiento.

4. Facilite el contacto con usted. Asegúrese de proporcionar su nombre (nombre y apellido, incluido su título preferido) y su información de contacto. Si envía una carta física o una copia digital de una carta formateada, incluya su dirección y número de teléfono en la parte superior para que el destinatario pueda acceder a ella al instante. Al enviar correos electrónicos, puede pensar que su dirección de correo electrónico en el campo "De" es suficiente, pero la verdad es que no sabe cómo el destinatario puede preferir hacer un seguimiento con usted. Cree una firma de correo electrónico profesional que incluya su número de teléfono, dirección y cualquier perfil de red social relevante en el que se sienta cómodo para ser contactado.

5. Utilice un lenguaje formal. Más allá de la obvia omisión de improperios o lenguaje demasiado informal, esto también significa no usar contracciones (es decir, "No estaré en la reunión de este trimestre" en lugar de "No estaré allí").

6. No entierres el lede. La comunicación profesional requiere eficiencia, así que asegúrese de llegar al punto principal de su carta lo más rápido posible. Es mejor que su carta sea concisa a media página que tratar de extenderla a página completa con relleno.

7. Revise y vuelva a revisar. Los programas como Microsoft Word tienen correctores ortográficos y gramaticales integrados, y esos siempre deberían ser su primer paso en la corrección de pruebas. A menudo, incluso ofrecerán sugerencias para hacer que su carta sea más concisa y directa, lo que es de gran ayuda al escribir una carta formal. También existen herramientas en línea como Grammarly que pueden ayudarlo con su revisión inicial. Sin embargo, no se detenga en una sola pasada con el corrector ortográfico; También debe leer su carta en su totalidad por su cuenta para verificar si hay errores. Consejo profesional: lee tu carta en voz alta para ti mismo o al revés (desde la última palabra hasta la primera) para ayudarte a detectar errores tipográficos o frases raras. Si se trata de algo de vital importancia, consiga también un segundo par de ojos.

8. Sea amable, pero profesional. Ciertamente, no querrá concluir la carta al cliente con un cordial "¡Te quiero!" pero eso no significa que tengas que ser frío y estéril. Concluya su carta con palabras más cercanas (conocidas en los círculos de palabras nerd como despedida) como "saludos cordiales", "gracias por su tiempo", "respetuosamente suyo" o "mejores deseos" para agregar calidez a la carta sin cruzar ninguna línea.

9. Escríbalo. En el mundo actual, no hay forma de evitarlo: si escribe a mano una carta comercial formal, parecerá poco profesional. También es un buen toque imprimir su sobre en lugar de escribir la dirección a mano.

10. Resista la tentación de ser creativo. No intente animar su carta con colores extravagantes o fuentes elegantes. Estamos encantados de que se sienta artístico, pero la correspondencia profesional no suele ser el momento ni el lugar. Cíñete a los estándares, como Times New Roman y en blanco y negro.

Cómo escribir una carta personal

Carta de amor, carta de agradecimiento, carta de disculpa, etc

Las cartas personales son donde puedes estirar un poco tus alas y hacer fluir esos jugos creativos. Si bien es probable que los toques especiales sean apreciados en cartas personales, todavía hay algunas pautas que debe tener en cuenta.

1. No sea demasiado breve. No querrás divagar interminablemente durante tres páginas antes de llegar al corazón de tu mensaje, pero es bueno incluir una conversación informal en una carta personal para mostrarle al destinatario que te tomaste un tiempo extra para conectarte con él. Si no ha hablado con el destinatario en un tiempo, cuéntele sobre su vida y pregúntele sobre la suya. Si les está agradeciendo algo, tómese unos pocos detalles para explicar lo que significó para usted. Dependiendo del contexto, incluso puede ser un buen toque inyectar algo de humor en la carta.

2. Utilice un saludo informal. Así como es extraño comenzar una carta a tu jefe con "Yo Ted", es igualmente extraño comenzar una carta a tu madre con "Estimada Sra. Carol Jackson". Es perfectamente apropiado dirigirse al destinatario de una carta personal por su nombre de pila, o incluso el apodo si es particularmente cercano, y comenzar con un saludo más informal como "Hola" en lugar del "Estimado" que debe usar en la comunicación profesional.

3. Adopte la creatividad sin sacrificar la legibilidad. Esas fuentes originales y paletas de colores llamativos que no pudo usar en su última carta comercial pueden encontrar un lugar en sus cartas personales. Si bien no quiere ir tan lejos como para convertir su carta en un revoltijo críptico de escritura microscópica y colores llamativos, está perfectamente bien deshacerse de su personalidad profesional recta y divertirse más. Si va a enviar la carta por correo postal, escribirla a la antigua es un buen toque, siempre que su letra no se haya convertido en un rasguño de pollo destrozado por el predominio de la tecnología.

En un momento en que parece que todos preferirían enviar un texto de tres palabras en lugar de cualquier comunicación extendida, redactar una carta puede resultar abrumador o incluso intimidante. Pero si sigue estas pautas, su redacción de cartas estará a la altura de cualquier situación.